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ドキュメント運用・管理

ドキュメント運用・管理

こんな時はドキュメント運用・管理機能を活用!

コピーの請求金額を見てビックリ!?

コピーの請求金額を見てビックリ!?

「複合機/プリンター管理機能」で解決!
利用中の複合機/プリンターの情報を自動収集し、出力情報を可視化。出力コストの削減を支援します。

気づいたら消耗品が切れていた…

気づいたら消耗品が切れていた…

「複合機/プリンター管理機能」で解決!
消耗品の残量を表示する機能や、交換を促すメールを自動で発信し、消耗品管理業務の負担軽減に貢献します。

工場内にPCが無いと印刷できない…

工場内にPCが無いと印刷できない…

「シェアプリント」で解決!
beat-box内の共有フォルダーに格納しているファイルであれば、PCを介さずとも複合機から出力できます。

ファクスを誤送信してしまった…

ファクスを誤送信してしまった…

「安心ファクスサービス」で解決!
ファクス誤送信の抑止と送信履歴・送信画像取得で情報漏えい対策を支援します。さらに、インターネットファクスにも対応!

膨大な紙文書を電子化したい…

膨大な紙文書を電子化したい…

「オンデマンドサービス for DocuWorks」で解決!
電子文書と紙文書を一元管理できる「DocuWorks」をオンデマンドで提供。月単位の安価な料金で利用できます。

ドキュメント運用・管理機能の活用事例

デザイン事務所 係長 30代

お客様向け資料と社内資料の印刷方法を使い分けることにより、印刷代を3割削減!

1~50人 サ-ビス業デザイン事務所 係長 30代

仕事柄、お客様への提案のためにカラー出力するケースが多いため、印刷代が高く、経営陣よりコスト削減を求められていた。「複合機/プリンター管理機能」で出力情報を可視化できる事を知り、早速運用してみたところモノクロ出力で十分な資料までカラー出力していたり、Nアップをしていなかったりと、無駄な出力が多いことが分かった。そこで、改善策として「社内資料はモノクロ出力、お客様への提案はカラー出力に使い分けたり、両面印刷、Nアップ印刷を促進したところ、3割もコスト削減ができ、経営陣からの評価も上がりました!」

システム開発 社長 30代

消耗品情報の自動通知により備品切れがなくなりました

1~50人 IT業システム開発 社長 30代

「ベンチャー企業のため総務部門などがなく、気付いたらコピー機のトナーや用紙が無いということはよくありました。急いでいる時ほど備品が切れているんだよね(笑)」「複合機/プリンター管理機能」を利用した結果、用紙の残量情報や消耗品の交換を促すメールが届くため、備品が切れる前に気付くことができるようになった。「運用してから備品を切らすことは無くなりましたね。さらに、「イー・クイックス」(富士ゼロックスが提供するオフィス用品のECサイト)と連携してるから簡単に申し込めて便利ですよね!」

段ボール製造・加工業 営業部 主任 30代

共有フォルダー内のデータを複合機から印刷できるため打合せ時に重宝してます

51~100人 製造業段ボール製造・加工業 営業部 主任 30代

お客様要望の多様化により、工場内で工員と打合せすることが多くなった。図面や作業手順書などを工場に隣接しているオフィスで作成・印刷し、工場で打合せをするが、他資料を求められるケースがあり、工場にはPCが無いため、都度オフィスに戻って印刷していた。「ある時、「ApeosPort連携機能」の「シェアプリント」で工場内の複合機から「共有フォルダー」内のデータを印刷できることを知りまして、いちいちオフィスに戻る必要が無くなったので良かったです。さらに、打合せ時に書きこんだ資料をその場で複合機経由でスキャンし、「共有フォルダー」に登録することができるので便利に活用しています。」

商社 管理部 課長 40代

FAX誤送信の経験から再発防止策として安心ファクスサービスを導入

101~300人 卸・小売業商社 管理部 課長 40代

以前、ある取引先に別の取引先向けの資料を誤ってFAX送付したことがあり問題になった事があった。原因は営業による単純ミスだが、再発防止策を立てないと同じ事が発生するので、富士ゼロックスの営業担当に相談したところ、「安心ファクスサービス」を提案いただいた。「送信前に再確認画面がでてくる機能やスポットの宛先に送信する際に番号の2度打ちをする機能など、必ず確認を促す仕様になっているので誤送信を防止できてます。さらに、送信画像も履歴管理できるから何かあった時に追跡できるのは良いですよね。」

土木建築機材メーカー 営業課 課長 40代

紙の書類が多く探すのにも一苦労…「DocuWorks」の導入で業務効率が向上!

1~50人 製造業土木建築機材メーカー 営業課 課長 40代

土木建築用機材の設計・製造・販売を行っているが、図面や関連書類は全て紙で保管していた。そのため場所を取り、探す時には製造番号を頼りに図面や指示書、注文書などをそれぞれの棚から探す…というようにとても手間がかかっていた。
紙文書を電子化する「DocuWorks」の存在は以前から知っていたが、beatのオプションサービスで月額利用できるサービスがあることを知り導入した。導入後、受注物件の書類は関連する注文書や指示書などとともに「DocuWorks」のバインダーで保存し、保管場所の必要が無くなった。また、バインダー名を【工事番号・物件名】に統一する事で検索がとても早く楽になった。さらに月額利用なので常に最新版を使うことができ、新しい機能を活用して業務効率を上げている。

特殊ガラス・エレクトロニクス商社 IT課 マネージャー 40代

BCP対策として文書ストレージを活用、3ヶ所へのバックアップを考慮すると安価である

1~50人 卸・小売業特殊ガラス・エレクトロニクス商社 IT課 マネージャー 40代

従来、契約書などは全て紙で保管していたが、万一「震災で書類が無くなってしまった」「契約書がもう無い」ということを避けるため、標準機能で提供されている「文書ストレージ」に保管するようになった。ただ、標準で提供されている1GBだけでは本当に一般的な重要文書しか保管することができないため、オプションで50GBの契約をしている。これにより、ファイルサーバーの重要な文書データを保管する事ができた。「さらに、3ヶ所に保存してくれるにも関わらず他社と比較してコストが安価であるということが選定した最大の理由です。」

無償オンラインストレージサービスへの不安から、安全で効率的な情報共有が実現できる「Working Folder」を導入!

1~10人 製造・販売スポーツウェア製造・卸販売 有限会社CONインターナショナル 福井社長

販売店に対する販促活動(商品提案、イベント企画、ポスターデザインなど)のツールとしてタブレット端末を利用。クラウド上で、取引先・仕入先との情報共有を安全に行い、大容量ファイルの受け渡しをシームレスに実現するために「Working Folder」を活用。複合機と「DocuWorks」との連携で外出先からタイムリーなファクス確認を実現。

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利用可能サービス

機能・サービス名 対応サービス
basic entry entryサービスplus active
複合機/プリンター管理機能 ○ ○ - -
ApeosPort連携機能 シェアプリント ○ - - -
らくらくコピー ○ ○ - -
ecoコピー ○ ○ - -
らくらくスキャン ○ ○ - -
安心ファクスサービス △
(オプション)
△
(オプション)
- -
オンデマンドサービス for DocuWorks △
(オプション)
△
(オプション)
- -
Working Folder ☆
別サービス
☆
別サービス
☆
別サービス
☆
別サービス

サービスごとの機能比較表へ

サービス利用料金

詳しいサービス利用料金については、各サービスの詳細ページにてご確認ください。

機能・サービス名 概要 初期料金 月額料金
複合機/プリンター管理機能 複合機やプリンターの機器情報や出力情報、消耗品情報を収集し、ドキュメント環境のTCO削減を支援します。 0円 0円/月
ApeosPort連携機能 シェアプリント beat-boxの「共有フォルダー」に格納されている文書(PDF/DocuWorks)を選択してプリントアウトしたり、文書をスキャンして格納することができます。 0円 0円/月
らくらくコピー あらかじめよく利用されるパラメーターが設定されており、一画面で簡単にコピー操作ができます。 0円 0円/月
ecoコピー 対話形式のわかりやすい操作画面で、2UP/4UP/両面コピーも簡単に!コピー完了後は、節約枚数を表示。 0円 0円/月
らくらくスキャン 保存先フォルダーを選択し[スキャン開始]ボタンを押すだけの2アクションでスキャン業務を効率化! 0円 0円/月
安心ファクスサービス ファクスの誤送信を抑止する機能やファクスの送信ログ表示機能によるリスクマネジメント対策を提供します。インターネットファクスにも対応! 0円 800円/月
オンデマンドサービス for DocuWorks 電子文書と紙文書を一元管理できる「DocuWorks」をオンデマンドでご提供。最新バージョンを月単位の安価な料金で利用できます。 0円 500円/月
Working Folder 社内でアップロードした文書や複合機でスキャンした文書をモバイル端末で閲覧できるなど、インターネットを介して社内外のスムーズなドキュメント共有を実現するクラウドサービスです。 0円 3,500円/月

ご不明な点は、beat コンタクトセンターまでお気軽にお問い合わせください。

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かしこく使う(お役立ち機能・サービス)

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情報資産を有効活用できるプラットフォームおよび機能を提供します。

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